AI仕事術アカデミー｜第6回
「メールを1通書くだけなのに、思ったより時間がかかる」。そんなことはありませんか。
私も営業の仕事をしている中で、メール作成に時間を取られることがよくあります。訪問後のお礼、日程調整、商品の案内、社内への共有など、内容は違っても毎回ゼロから考えるのは意外と大変です。
ChatGPTを使うようになってからは、メールを「一から書く」のではなく、「要点を整理して下書きを作ってもらう」流れに変えました。それだけで、文章を書き始めるまでのハードルがかなり下がりました。
この記事では、ChatGPTでメール作成を時短するための7つのコツを紹介します。単にAIに文章を書いてもらうのではなく、相手に伝わるメールを素早く作るための考え方をまとめました。
🟢 難易度：初心者向け
⭐ おすすめ度：★★★★★
⏱️ 読了時間：約8分
この記事でわかること
- ChatGPTでメール作成を時短する方法
- ビジネスメールを素早く作るコツ
- AIにメールを書いてもらうときの注意点
- 相手に伝わりやすい文章へ整える方法
- 今日から試せるメール作成の実践テクニック
メールは「ゼロから書く」から時間がかかる
メール作成で時間がかかる理由は、文章力だけではありません。何から書き始めるか、どの順番で伝えるか、失礼な表現になっていないか。こうしたことを考えているうちに、気づけば10分、15分と過ぎてしまうことがあります。
特に仕事のメールは、相手との関係性や用件によって言い回しを変える必要があります。親しい取引先へのメールと、初めて連絡する相手へのメールでは、同じ内容でも表現は変わります。
ChatGPTを使うと、この「最初のたたき台」を短時間で作れます。完成品をそのまま送るのではなく、下書きをもとに自分の言葉で整える。この使い方が、仕事では一番実用的だと感じています。
ChatGPTでメール作成を時短する7つのコツ
① 要点だけ先に箇条書きにする
いきなり本文を書こうとすると、手が止まりやすくなります。まずは「伝えたいこと」を3つほど箇条書きにするだけで十分です。
例えば、「訪問のお礼」「資料送付の案内」「次回打ち合わせの相談」のように要点を並べてからChatGPTへ渡すと、自然な流れのメールに整えてくれます。
② 相手との関係性を書く
メールでは、誰に送るかがとても重要です。既存のお客様なのか、新規のお客様なのか、社内向けなのかによって、適切な文体は変わります。
「既存のお客様向けです」「初めて連絡する相手です」と一言添えるだけでも、ChatGPTの回答はかなり実務に近づきます。
③ 文体を指定する
ChatGPTにメールを作ってもらうと、少し堅すぎる文章になることがあります。そんなときは、「丁寧だけど堅すぎない文面で」「営業メールらしく自然に」など、雰囲気を指定してみましょう。
メール作成に使える具体的なプロンプトは、ChatGPTでメール作成を効率化！ビジネスメールプロンプト20選でも紹介しています。
☕ 私はこう使っています
私の場合、メールを書く前にまず「何を伝えたいか」だけをメモします。きれいな文章にする必要はなく、「お礼」「資料送付」「次回日程調整」くらいの短い言葉で十分です。
それをChatGPTへ渡して下書きを作ってもらい、最後に自分で読み返します。特にお客様へのメールでは、「この方には少し柔らかい表現の方がいいかな」「ここは電話で話した内容も入れよう」と調整しています。
AIがメールを完成させてくれるというより、白紙の画面を埋める手助けをしてくれる感覚です。最初の一文で悩む時間が減っただけでも、かなり楽になりました。
④ 件名も一緒に考えてもらう
メール本文だけでなく、件名もChatGPTへ相談しています。「訪問のお礼」「打ち合わせ日程のご相談」など無難な件名になりがちな場面でも、内容に合った候補をいくつか提案してくれるので、迷う時間が減りました。
⑤ 長文を読みやすく整えてもらう
書き終えたメールを読み返して、「少し長いかな」と感じることがあります。そんなときは、「内容は変えずに簡潔にしてください」とお願いすると、伝えたいことを残したまま読みやすく整理してくれます。
⑥ 返信メールの下書きを作ってもらう
相手から届いたメールをそのまま貼り付けるのではなく、要点だけをまとめて「この内容に返信したい」と伝えるようにしています。返信の方向性が決まるので、ゼロから考えるよりずっと楽になります。
⑦ 最後は必ず自分の言葉で仕上げる
ChatGPTが作った文章をそのまま送ることは、私はほとんどありません。相手とのこれまでのやり取りや、その会社ならではの表現を加えて、自分らしいメールに仕上げています。
💼 実務で使うならワンポイント
メール作成で一番時間がかかるのは、「書くこと」ではなく「考え始めること」だと感じています。ChatGPTに下書きを作ってもらうだけで、考え始めるハードルが下がり、結果的に作業全体がスピードアップしました。
☕ 私はこう使っています
実は、最初の頃はChatGPTが作ったメールをそのまま送ろうとしていました。でも読み返してみると、「少し丁寧すぎるな」「いつもの自分らしくないな」と感じることがありました。
それ以来、「AIは下書き担当」と考えるようになりました。文章の土台はChatGPTに作ってもらい、最後の仕上げは自分が行う。この役割分担に変えてからは、作業時間も短縮でき、メールにも自分らしさを残せるようになりました。
🕒 今日から3分で試してみよう
次にメールを書くときは、いきなり本文を書き始めるのではなく、「相手」「目的」「伝えたいこと」の3つだけをメモしてみてください。その内容をChatGPTへ渡すだけでも、下書き作成がかなり楽になります。
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よくある質問（FAQ）
ChatGPTが作ったメールはそのまま送っても問題ありませんか？
おすすめしません。内容に間違いがないかだけでなく、自分らしい表現になっているかも確認しましょう。相手との関係性によっては、少し言い回しを変えるだけで印象が大きく変わることがあります。
毎回細かい指示を書く必要がありますか？
最初は「誰に」「何のために」「何を伝えたいか」の3点だけでも十分です。慣れてきたら文体や文字数も指定すると、よりイメージに近いメールになります。
まとめ
ChatGPTはメールを代わりに送るツールではなく、下書きを一緒に作るパートナーです。最初の一歩を任せるだけでも、メール作成にかかる時間と負担は大きく減らせます。
まずは「相手」「目的」「伝えたいこと」を整理してからChatGPTへ相談してみてください。少し使い方を変えるだけで、毎日のメール作成がぐっと楽になるはずです。
▶ 次回予告
次回は「ChatGPTで企画書・提案書を効率よく作るコツ」をテーマに、構成づくりから伝わる資料作成まで、実務で役立つ活用法を紹介します。
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