AI仕事術アカデミー｜第5回
「会議が終わってから議事録を書くのに時間がかかる」「何を決めたのか後から思い出せない」。そんな経験はありませんか。
私も以前は、会議中にメモを取りながら内容を整理し、終わってから議事録をまとめるまでにかなり時間を使っていました。特に複数の案件が重なる日は、議事録を書くこと自体が後回しになってしまうことも少なくありませんでした。
ChatGPTを使うようになってからは、「会議前」「会議中」「会議後」の3つの場面で役割を分けることで、準備から議事録作成までを効率よく進められるようになりました。
この記事では、私が実際に仕事で取り入れている方法をもとに、会議をスムーズに進めるためのChatGPT活用術を紹介します。
🟢 難易度：初心者向け
⭐ おすすめ度：★★★★★
⏱️ 読了時間：約8分
この記事でわかること
- 会議前にChatGPTで準備する方法
- 会議中のメモを効率よく残すコツ
- 議事録を短時間で作成する流れ
- タスク漏れを防ぐ活用方法
- 今日から実践できる時短テクニック
議事録は「会議後」ではなく「会議前」から始まっている
議事録というと、会議が終わってから作るものというイメージがあります。しかし実際には、会議前の準備がしっかりできているほど、議事録作成は楽になります。
例えば、事前に議題を整理し、「今日決めたいこと」を明確にしておくだけでも、会議中に残すべき内容が見えやすくなります。
ChatGPTは、この準備段階でも頼れるサポート役になります。
会議前・会議中・会議後の活用術
① 会議前：アジェンダを整理する
「この会議で話したい内容」を箇条書きで入力すると、ChatGPTがアジェンダとして整理してくれます。話す順番も整うので、会議が脱線しにくくなります。
会議の進行やアジェンダ作成で使えるプロンプトは、ChatGPTで会議を効率化！議事録・アジェンダ・ファシリテーションに使えるプロンプト20選でも詳しく紹介しています。
② 会議前：想定される質問を考えてもらう
営業提案や社内プレゼンでは、「どんな質問が出そうか」を事前に考えておくことも大切です。ChatGPTへ資料の概要を伝えると、想定質問や回答例を提案してくれるため、当日の安心感につながります。
③ 会議中：メモは完璧を目指さない
会議中は、文章をきれいに書こうとするよりも、キーワードを残すことを意識しています。決定事項や担当者、期限などを中心にメモしておけば、あとでChatGPTへ整理をお願いしやすくなります。
☕ 私はこう使っています
私は営業訪問の前日に、「明日はこの内容を提案します」とChatGPTへ伝えています。すると、「先方から聞かれそうなこと」「追加で確認した方がいいこと」を挙げてくれるので、準備不足に気付けることがあります。
実際に「その質問、先方から本当に聞かれた」ということも何度かありました。もちろん100％当たるわけではありませんが、一人で準備するより視野が広がるので、今では提案前のルーティンになっています。
④ 会議後：メモを議事録へまとめる
会議が終わったら、キーワードだけを書いたメモをChatGPTへ貼り付け、「議事録として整理してください」とお願いしています。決定事項、保留事項、担当者ごとに整理してもらうだけで、読みやすい議事録が短時間で完成します。
⑤ 会議後：タスクを洗い出す
議事録だけで終わらせず、「この内容からタスクを抽出してください」と依頼すると、誰が・いつまでに・何をするのかを整理してくれます。担当漏れや対応忘れの防止にも役立っています。
⑥ 会議後：参加者への共有メールを作る
議事録ができたら、その内容をもとに共有メールの下書きも作ってもらいます。毎回ゼロから文章を考える必要がないので、報告までの時間を短縮できます。
メール作成で使えるプロンプトは、ChatGPTでメール作成を効率化！ビジネスメールプロンプト20選も参考になります。
💼 実務で使うならワンポイント
議事録を作ること自体を目的にするのではなく、「次に動くための情報を整理する」と考えるようになってから、会議後の仕事がスムーズになりました。ChatGPTは文章を整えるだけでなく、「何をすべきか」を見える化するのも得意です。
☕ 私はこう使っています
営業の打ち合わせが終わると、移動中にスマートフォンでメモを整理することがあります。そのとき、箇条書きにした内容をChatGPTへ渡して「お客様へ提出する報告用に整理してください」とお願いすると、あとから会社へ戻って一から思い出す必要がありません。
特に一日に何件も訪問する日は、この習慣がかなり役立っています。内容が頭に残っているうちに整理できるので、「あのお客様は何を気にしていたかな？」と振り返る時間も減りました。
🕒 今日から3分で試してみよう
次回の会議では、メモを文章で残そうとせず、「決定事項」「担当者」「期限」の3つだけ意識してメモを取ってみてください。そのあとChatGPTへ整理してもらうだけでも、議事録作成がかなり楽になるはずです。
📚 あわせて読みたい記事
- ChatGPTで仕事が変わる！毎日10分浮かせる業務効率化テクニック10選
- ChatGPTで会議を効率化！議事録・アジェンダ・ファシリテーションに使えるプロンプト20選
- ChatGPTでメール作成を効率化！ビジネスメールプロンプト20選
- AIプロンプト辞典（全10記事一覧）
よくある質問（FAQ）
録音データがなくても議事録は作れますか？
はい。キーワードや箇条書きのメモがあれば、読みやすい議事録へ整理することができます。ただし、内容に漏れや誤解がないかは必ず自分で確認しましょう。
社内会議でも使えますか？
利用ルールを確認したうえで、機密情報や個人情報を入力しないよう配慮すれば、社内会議でも活用できる場面は多くあります。
まとめ
ChatGPTは議事録を作るだけでなく、会議前の準備、会議中のメモ整理、会議後のタスク管理まで幅広くサポートしてくれます。
まずは会議前・会議中・会議後のどれか一つだけでも取り入れてみてください。少しずつ習慣にすることで、会議そのものの進め方も変わっていくはずです。
▶ 次回予告
次回は「ChatGPTで営業メールをもっと速く・伝わりやすく書くコツ」をテーマに、既存顧客・新規営業・お礼メールなど、実務で使える考え方を紹介します。
コメント