AI仕事術アカデミー｜第7回
「提案書を作るだけで半日終わってしまった」。営業や企画の仕事をしていると、そんな日もあります。
私も提案資料を作るときは、パソコンの前で「何から書こう」と手が止まることがよくありました。内容は頭の中にあるのに、構成や見出しを考え始めるとなかなか進まない。気付けば1時間以上経っていたこともあります。
ChatGPTを使うようになってからは、資料を完成させてもらうのではなく、「構成を一緒に考えてもらう」という使い方へ変えました。最初の骨組みができるだけで、その後の作業は驚くほど進みやすくなります。
この記事では、私が営業の現場で実際に取り入れている「企画書・提案書作成を効率化する7つのコツ」を紹介します。
🟢 難易度：初心者向け
⭐ おすすめ度：★★★★★
⏱️ 読了時間：約9分
この記事でわかること
- 提案書・企画書を効率よく作る方法
- ChatGPTを構成づくりに活用するコツ
- 伝わる資料を作る考え方
- 営業で実践しているAI活用法
- 今日から試せる時短テクニック
提案書は「書き始めるまで」が一番時間がかかる
提案書を作るとき、多くの人は「文章を書くこと」が大変だと思っています。でも実際は、「どんな順番で説明するか」「何を最初に伝えるか」を考える時間の方が長いことも少なくありません。
だから私は、最初から完成形を目指さないようにしています。まずはChatGPTへ「この内容で提案書の構成を考えてください」とお願いし、大まかな流れを作ってもらいます。
構成が決まると、「次はこの見出しを書こう」と迷いなく進められるようになり、資料作成のスピードがかなり変わりました。
提案書・企画書を効率化する7つのコツ
① まずは構成だけ作ってもらう
いきなり本文を書こうとせず、「提案書の目次を作ってください」とお願いしています。見出しが並ぶだけでも、資料全体の流れが見えやすくなります。
② 相手の業種や立場を伝える
「携帯ショップを運営する会社向け」「経営者向け」「現場責任者向け」など、提案相手を伝えることで、説明の切り口や表現が変わります。同じ商品でも、相手によって響くポイントは違うからです。
③ 相手が得られるメリットを整理してもらう
商品やサービスの説明ばかりになってしまうと、相手には魅力が伝わりにくくなります。ChatGPTへ「この提案で相手が得られるメリットを整理してください」とお願いすると、お客様目線で内容を見直すきっかけになります。
企画や資料作成で使える具体的なプロンプトは、ChatGPTで資料作成を効率化！企画書・プレゼン資料に使えるプロンプト20選でも紹介しています。
☕ 私はこう使っています
出張中のホテルで翌日の提案資料を見直すことがよくあります。以前は「これで伝わるかな」と一人で考え込むこともありましたが、今はChatGPTへ「この提案で気になりそうな点はありますか？」と相談しています。
返ってきた内容をそのまま使うわけではありません。でも、「その視点は考えていなかった」という気付きがあることも多く、資料を客観的に見直す相手として、とても頼りになる存在です。
④ 想定される質問を先に考えてもらう
提案書ができたら、「この提案を見たお客様から、どんな質問が出そうですか？」とChatGPTへ聞いてみます。すると、自分では気付かなかった視点や、不足している説明が見えてくることがあります。
⑤ 難しい表現をわかりやすく言い換える
専門用語が多い資料は、自分では分かりやすく書いたつもりでも、相手には伝わりにくいことがあります。「専門知識がない人にも伝わるように説明してください」とお願いすると、自然な表現へ整えてくれます。
⑥ 提案書を客観的にチェックしてもらう
完成した資料を見返しても、自分では改善点に気付きにくいことがあります。そんなときは、「改善できる点があれば教えてください」と相談しています。第三者の視点で見てもらう感覚なので、一人で悩むより効率的です。
⑦ 最後は自分の経験を加える
提案書は、きれいな文章だけでは相手の心は動きません。実際の導入事例や、自分が現場で感じたこと、お客様との会話などを加えることで、資料に説得力が生まれます。ここはAIではなく、自分だからこそ書ける部分です。
💼 実務で使うならワンポイント
私が提案書を作るときに一番意識しているのは、「商品を説明する」のではなく、「相手の課題をどう解決するか」を伝えることです。ChatGPTにも、「この提案で相手にどんなメリットがあるか」という視点で相談すると、資料全体の方向性がぶれにくくなります。
☕ 私はこう使っています
出張先でホテルに戻ると、その日の商談を思い返しながら、ChatGPTへ「今日のお客様なら、どんな提案の切り口が良さそう？」と相談することがあります。
もちろん、返ってきた答えが正解とは限りません。でも、一人では思いつかなかった切り口が出てくることがあり、「なるほど、その伝え方もあったか」と気付かされる場面は何度もありました。
翌日の提案でその考え方を取り入れることもありますし、「やっぱり最初の案でいこう」と判断することもあります。AIに決めてもらうのではなく、一緒に考える相手として付き合うようになってから、提案の幅が少し広がった気がしています。
🕒 今日から3分で試してみよう
次に提案書を作るときは、完成したあとに「この提案で相手が疑問に思いそうなことを5つ挙げてください」とChatGPTへ聞いてみてください。資料を客観的に見直すきっかけになります。
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よくある質問（FAQ）
提案書は全部ChatGPTに作ってもらっても大丈夫ですか？
構成づくりやアイデア出しには非常に役立ちますが、提案の根拠や実績、お客様とのやり取りなどは自分で確認・追記することをおすすめします。
提案内容がありきたりになりませんか？
AIの提案だけに頼ると似た内容になることがあります。自分の経験やお客様の状況を加えることで、その会社に合わせた提案書へ仕上げることができます。
まとめ
ChatGPTは提案書を完成させるツールというより、考えを整理し、構成を組み立てるパートナーとして活用すると力を発揮します。
最初から完璧な資料を目指すのではなく、AIと一緒に骨組みを作り、自分の経験やお客様に合わせた内容を加えていく。この流れを意識するだけでも、資料作成はぐっと進めやすくなるはずです。
▶ 次回予告
次回は「ChatGPTで情報収集を効率化する方法」をテーマに、調べものの時間を短縮し、情報を整理して仕事へ活かすコツを紹介します。
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