AI仕事術アカデミー｜第11回
会議や商談が終わったあと、「議事録をまとめるのが面倒」「あとで書こうと思って忘れてしまう」と感じたことはありませんか。
議事録は情報共有だけでなく、次回の提案やフォローにもつながる大切な記録です。しかし、移動や次の予定に追われる営業職では、ゆっくりまとめる時間を確保するのが難しいこともあります。
私自身も法人営業として全国へ出張することが多く、商談が終わると次の訪問先へ移動することがほとんどです。以前はメモだけ残して終わることもありましたが、今ではChatGPTを活用して短時間で議事録を整理するようになりました。
今回は、私が実際に行っている「ChatGPTを使った議事録作成術」を紹介します。
🟢 難易度：初心者向け
⭐ おすすめ度：★★★★★
⏱️ 読了時間：約8分
この記事でわかること
- ChatGPTで議事録を効率よく作る方法
- 商談後の情報整理を短時間で行うコツ
- ToDoや宿題を漏れなく管理する方法
- 社内共有しやすい文章の作り方
- 営業職で実践しているAI活用法
議事録は「あとで書こう」が一番危険
商談直後は、お客様の反応や会話の流れを鮮明に覚えています。しかし、次の予定が入ると記憶はあっという間に薄れてしまいます。
そのため私は、商談が終わったら5分以内にメモを残すことを意識しています。細かい文章を書く必要はありません。箇条書きでも十分です。
そのメモをChatGPTへ渡すことで、読みやすい議事録へ整理してもらっています。
ChatGPTで議事録を作る7つの仕事術
① まずは箇条書きでメモを残す
商談直後は完璧な文章を書く必要はありません。
例えば「ポイント利用に興味あり」「来月キャンペーン予定」「担当者は販促費に課題を感じている」といった短いメモだけでも十分です。
ChatGPTは、このような断片的な情報からでも自然な文章へまとめてくれます。
② 誰が見ても分かる文章へ整えてもらう
箇条書きだけでは、自分は分かっても他の人には伝わらないことがあります。
ChatGPTへ「社内共有用の議事録にしてください」と依頼すると、時系列や内容を整理した読みやすい文章へ整えてくれます。
③ ToDoを自動で整理してもらう
議事録で特に便利なのが、やるべきことを一覧化してもらえる点です。
「議事録から私が対応すること、お客様にお願いすることを分けてください」と依頼すると、ToDoリストとして整理してくれるので、対応漏れを防ぎやすくなります。
営業準備を効率化したい方は、ChatGPTで営業準備を劇的に効率化する仕事術もぜひご覧ください。
☕ 私はこう使っています
私は商談が終わると、駅へ向かう途中や電車を待つ時間にスマートフォンへ箇条書きでメモを残しています。
ホテルへ戻ったあと、そのメモをChatGPTへ渡して「社内共有用の議事録に整理してください」とお願いしています。以前は20〜30分かかっていた議事録作成も、今では数分でたたき台が完成するようになりました。
④ お客様の課題を整理してもらう
議事録を作るだけではもったいありません。
私は「今回の商談で見えてきたお客様の課題を整理してください」とChatGPTへ依頼することがあります。
自分では気付かなかった共通点や優先順位が見えてくることもあり、次回提案の方向性を考えるヒントになります。
⑤ フォローメールの下書きまで作成する
商談後は、お礼メールや追加資料の送付など、すぐに対応したいことがあります。
議事録をもとに「今日のお礼メールを作成してください」と依頼すれば、商談内容を反映した自然なメールのたたき台を作ってくれます。私は内容を確認・修正して送信することで、対応スピードを上げています。
⑥ 次回提案のアイデアを一緒に考える
議事録は「記録」で終わらせるのではなく、「次の提案」につなげることが大切です。
「今回の商談内容を踏まえて、次回提案できそうな内容を考えてください」と相談すると、新しい切り口や追加提案のアイデアが出てくることがあります。
⑦ 最後は自分の言葉で仕上げる
ChatGPTが作った議事録は非常に読みやすいですが、そのまま提出するのではなく、自分の表現や補足を加えるようにしています。
実際に商談したのは自分なので、「この一言は残しておきたい」「この温度感を伝えたい」という部分は、自分で追記するようにしています。
💼 議事録は「未来の自分へのメモ」
議事録は上司へ報告するためだけのものではありません。
数か月後に同じお客様を訪問するとき、「前回どんな話をしたか」「何を約束したか」を思い出すための大切な記録でもあります。
ChatGPTで読みやすく整理しておくことで、次回訪問前の準備もスムーズになります。
☕ 私はこう感じています
以前は商談が終わると安心してしまい、「あとでまとめよう」と思って議事録を書き忘れることがありました。
その結果、「お客様は何を一番気にされていたんだっけ？」と思い出せず、次回提案の準備に時間がかかってしまったこともあります。
今では商談後すぐにメモを残し、ChatGPTで議事録を整理する流れが習慣になりました。数分の作業ですが、次回訪問の安心感は大きく変わったと感じています。
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よくある質問（FAQ）
会議中の録音データもChatGPTでまとめられますか？
録音データを文字起こししたテキストがあれば、議事録として整理してもらえます。ただし、会社のルールや個人情報の取り扱いには十分注意してください。
議事録をそのまま社内へ提出しても大丈夫ですか？
誤りが含まれる可能性もあるため、必ず内容を確認してから提出しましょう。ChatGPTは「たたき台」を作るパートナーとして活用するのがおすすめです。
まとめ
議事録作成は、時間がかかるだけでなく、後回しにすると重要な情報を忘れてしまうことがあります。
ChatGPTを活用すれば、箇条書きのメモから読みやすい議事録を作成し、ToDoや次回提案まで整理できます。
私自身も「商談後5分以内にメモを残し、ChatGPTで整理する」という流れを続けています。まずは簡単なメモから始めて、自分に合った使い方を見つけてみてください。
▶ 次回予告
次回は「ChatGPTで提案書をブラッシュアップ！伝わる資料へ仕上げる仕事術」を紹介します。読み手に伝わる表現や構成をAIと一緒に考えるコツを解説します。
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