営業の仕事をしていると、地味に時間を取られるのが営業報告や日報です。
商談そのものは終わっているのに、会社に戻ってから、あるいは移動中に、
- 今日どこに行ったのか
- 誰と何を話したのか
- 次に何をすべきなのか
- 上司にどう報告すればいいのか
こういう内容を整理して書くのって、意外と疲れます。
特に営業日は、訪問・移動・電話・メール・資料作成が重なるので、夕方になると頭がかなり散らかっています。私も正直、日報を書く時間になると「今日の仕事、まだ終わってなかったのか……」という気分になることがあります。
そこで最近よく使っているのが、ChatGPTに営業報告のたたき台を作ってもらう方法です。
もちろん、AIに丸投げしてそのまま出すわけではありません。自分の言葉や会社の温度感に合わせて直す必要はあります。ただ、ゼロから考えるよりも、かなりラクになります。
この記事では、40代営業マンの私が実際に使っているChatGPTで営業報告・日報を効率化する方法を紹介します。
営業報告・日報は「文章力」より「整理力」が大事
営業報告を書くときに、つい悩んでしまうのが文章です。
「どう書けばきれいに見えるか」
「上司にちゃんと伝わるか」
「言い訳っぽくならないか」
こんなことを考え始めると、なかなか手が進みません。
でも、実際に大事なのは文章力よりも、まず情報を整理する力だと思っています。
営業報告で必要なのは、だいたい次のような内容です。
- 訪問先・商談相手
- 商談の目的
- 相手の反応
- 課題・懸念点
- 次回アクション
- 上司に相談したいこと
このあたりが整理されていれば、多少文章がきれいでなくても報告としては十分です。
逆に、文章だけ整っていても「で、次に何をするの？」が分からない報告は、あまり意味がありません。
ChatGPTが得意なのは、まさにこの散らかったメモを整理することです。
私が営業報告でChatGPTを使う場面
私の場合、営業報告でChatGPTを使うのは主に次の3つです。
1. 商談メモを日報っぽく整える
商談後にスマホやメモ帳にざっくり書いた内容を、ChatGPTに整えてもらいます。
例えば、こんな雑なメモです。
〇〇社訪問。
担当者は△△さん。
キャンペーン施策に興味あり。
ただし予算はまだ未確定。
既存のギフト券運用に不満あり。
次回、具体的な費用感と導入事例を持って再訪。
上司に価格条件を相談。これをそのまま日報に書くと、少し乱暴に見えます。
そこでChatGPTに、次のように依頼します。
以下の営業メモを、上司に共有する営業報告として整理してください。
条件：
・簡潔に
・事実と所感を分ける
・次回アクションが分かるようにする
・言い訳っぽくしない
・40代営業マンの落ち着いた文体にする
営業メモ：
〇〇社訪問。
担当者は△△さん。
キャンペーン施策に興味あり。
ただし予算はまだ未確定。
既存のギフト券運用に不満あり。
次回、具体的な費用感と導入事例を持って再訪。
上司に価格条件を相談。このように依頼すると、かなり使いやすい形で整理してくれます。
2. 上司に相談しやすい形に直す
営業報告で意外と難しいのが、上司への相談です。
ただ「価格相談したいです」と書くだけだと、上司も判断しにくいですよね。
そこで私は、ChatGPTに相談事項が伝わる形へ直してもらうことがあります。
以下の内容を、上司に相談しやすい営業報告に直してください。
特に、
・何を判断してほしいのか
・なぜ相談が必要なのか
・こちらの考え
が分かるようにしてください。
内容：
〇〇社は導入意欲あり。
ただし価格面で他社比較されている。
通常価格では難しそう。
初回のみ条件調整できるか相談したい。これを使うと、「単なる値引き相談」ではなく、判断材料のある相談に近づきます。
私自身、ここはかなり助かっています。営業って、報告の書き方ひとつで「ちゃんと考えている人」にも見えるし、「ただ困っている人」にも見えてしまうんですよね。
3. 日報を短くまとめる
会社によっては、日報にそこまで長い文章を求められないこともあります。
その場合は、ChatGPTに短くまとめてもらうのも有効です。
以下の営業報告を、社内日報用に200文字以内で要約してください。
条件：
・訪問先
・商談内容
・相手の反応
・次回アクション
が分かるようにしてください。これだけでも、報告作成の負担はかなり軽くなります。
特にスマホで日報を書くときは、長文を打つのが面倒なので、私は先に音声入力で雑にメモを作って、それをChatGPTで整えることもあります。
営業報告に使える基本プロンプト
営業報告で迷ったら、まずはこのプロンプトを使えば十分です。
以下の営業メモを、上司に共有する営業報告として整理してください。
条件：
・簡潔で分かりやすく
・事実と所感を分ける
・相手の反応を明確にする
・次回アクションを書く
・上司に相談すべき点があれば最後にまとめる
・ビジネス文書として自然な表現にする
営業メモ：
【ここに商談メモを貼る】このプロンプトのポイントは、事実・所感・次回アクションを分けることです。
営業報告でありがちなのが、事実と感想が混ざってしまうことです。
例えば、
先方はかなり前向きな印象でした。
という書き方だけだと、少し曖昧です。
これを、
先方から「具体的な費用感を確認したい」との発言があり、導入検討の温度感は高いと感じました。
のようにすると、事実と所感が分かりやすくなります。
ChatGPTは、このあたりの整理がかなり得意です。
ChatGPTに入れる前のメモは雑でいい
AIを使うときに、最初からきれいな文章を入れようとする必要はありません。
むしろ、最初からきれいに書こうとすると、AIを使う意味が薄くなります。
私の場合、商談直後のメモはかなり雑です。
- 相手の発言
- 気になった反応
- 次にやること
- 自分が感じた温度感
これを箇条書きで残しておきます。
そのあとでChatGPTに整えてもらう流れです。
このやり方にしてから、「日報を書くために記憶を掘り起こす時間」がかなり減りました。
営業って、1日に複数件回ると、夕方には細かい会話を忘れます。これはもう仕方ないです。だからこそ、商談直後に雑でもいいのでメモを残しておくことが大事だと感じています。
複数のAIを使うなら、管理をラクにする工夫も必要
最近はChatGPTだけでなく、GeminiやClaudeなど、複数のAIを使い分ける人も増えてきました。
私も用途によってAIを使い分けることがあります。
- 文章のたたき台はChatGPT
- 長文の整理はClaude
- Google系の情報整理はGemini
ただ、正直なところ、毎回サービスを開き直したり、どのAIに何を頼むか考えたりするのは少し面倒です。
そういう意味では、複数のAIをまとめて使えるツールを活用するのも選択肢です。個人で仕事効率を上げたい人にとっては、「AIを使う前の手間」を減らすことも大事だと思います。
複数のAIをまとめて使いたい人は、こうしたサービスもチェックしておくと便利です。
AIは、ただ導入するだけではなく、自分の仕事の流れにどう組み込むかが大事です。
営業報告も同じで、ChatGPTを開いてから考えるのではなく、商談メモを残す、AIに整理させる、自分で最後に整える、という流れを作っておくとかなりラクになります。
ChatGPTを使うときに気を付けたいポイント
便利なChatGPTですが、営業報告や日報を作る際には注意点もあります。
1. 機密情報は入力しない
会社名や担当者名、契約金額など、そのまま入力するのは避けましょう。
私も実際に使うときは、
- ○○社
- A社
- 担当者B
のように置き換えて使っています。
会社の情報管理ルールも確認しながら活用することが大切です。
2. AIの文章をそのまま提出しない
ChatGPTは非常に自然な文章を書いてくれますが、そのまま提出するのではなく、必ず自分で読み返しています。
実際の商談の温度感や、自分しか分からないニュアンスは最後に人間が調整した方が伝わります。
私は「AIは下書き担当、自分は最終編集者」という感覚で使っています。
3. プロンプトは育てていく
営業スタイルは人それぞれ違います。
そのため、一度作ったプロンプトを何度も改善していくことで、自分専用の営業アシスタントになってくれます。
私も最初は簡単な指示だけでしたが、今では
- 文章の長さ
- 会社の報告ルール
- 上司が好む書き方
- 相談事項のまとめ方
なども追加しています。
少しずつ育てていくことで、毎日の業務がどんどん楽になってきました。
よくある質問（FAQ）
Q. 営業経験が浅くても使えますか？
もちろんです。むしろ営業経験が浅い人ほど、「どんな報告を書けばいいのか」が分かりやすくなるのでおすすめです。
Q. 音声入力と組み合わせても大丈夫ですか？
はい。私は移動中にスマホの音声入力で商談メモを残し、それをChatGPTで整理することもあります。入力時間をかなり短縮できます。
Q. ChatGPT無料版でも利用できますか？
基本的な営業報告であれば無料版でも十分です。利用頻度が高い場合や長文を扱う場合は、有料版も検討する価値があります。
まとめ
営業報告や日報は毎日の業務だからこそ、少し効率化するだけでも年間では大きな時間の節約になります。
私自身、ChatGPTを取り入れてからは「文章を書く時間」よりも「商談内容を振り返る時間」に集中できるようになりました。
AIは仕事を奪うものではなく、面倒な作業を代わりにやってくれる相棒です。
営業という仕事は、お客様と話す時間にこそ価値があります。
だからこそ、報告書の作成はAIに手伝ってもらい、本来の営業活動に時間を使うのがおすすめです。
さらに仕事効率を上げたい人へ
最近はChatGPTだけでなく、ClaudeやGeminiなど複数のAIを場面によって使い分ける人も増えています。
私も用途によって使い分けていますが、複数のAIを行き来するのは意外と手間がかかります。
そういう方は、複数のAIをまとめて利用できるサービスもチェックしてみると、さらに仕事が効率化できるかもしれません。
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次回予告
次回のAI仕事術アカデミー第014回では、「ChatGPTで商談後のお礼メール・フォローメールを効率よく作成する方法」を紹介する予定です。
営業では商談後のフォローが成果を左右します。返信率を意識したメールの作り方や、私が実際に使っているプロンプトも紹介しますので、ぜひ続けてご覧ください。
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