仕事をしていると、どうしても避けられないのが催促メールです。
資料の確認、見積書への返答、日程調整、入金確認、社内の回答待ちなど、相手からの返信を待つ場面はたくさんあります。
ただ、催促メールって難しいんですよね。
強く言いすぎると失礼になりますし、やわらかすぎると相手に伝わらないこともあります。
私も法人営業をしている中で、「これ、催促していいのかな」「急かしている感じにならないかな」と迷うことが何度もありました。
そこで最近は、ChatGPTに催促メールの下書きを作ってもらうようにしています。
この記事では、40代営業マンの私が実際に使っているChatGPTで失礼にならない催促メールを作る方法を紹介します。
催促メールで大事なのは「責めないこと」
催促メールを書くときに一番意識しているのは、相手を責める文章にしないことです。
たとえば、
まだご返信をいただけておりません。
という表現だけだと、少し圧を感じる人もいるかもしれません。
もちろん間違いではありませんが、私なら少しやわらかくして、
念のため、先日お送りした内容についてご確認状況をお伺いできればと思い、ご連絡いたしました。
のように書くことが多いです。
催促メールは、相手を動かすためのメールです。
だからこそ、相手が嫌な気持ちにならず、自然に返信しやすい文章にすることが大事だと感じています。
ChatGPTは催促メールの「角を取る」のが得意
ChatGPTを使って便利だと感じるのは、文章の角を取ってくれるところです。
自分で書くと、どうしても少し直接的になってしまうことがあります。
特に急いでいるときほど、文章に焦りが出ます。
そんなときにChatGPTへ、
以下の催促メールを、相手に失礼がないように丁寧でやわらかい表現に直してください。
条件
・責める印象を出さない
・急かしすぎない
・ただし確認してほしいことは伝える
・ビジネスメールとして自然な文体にする
文章
先日送った見積書の件ですが、まだ返信をいただいていません。
確認して返信をお願いします。と入れるだけで、かなり使いやすい文章に整えてくれます。
私はこの「やわらかくする」使い方をかなり重宝しています。
私がよく使う催促メールの基本プロンプト
まずは、汎用的に使えるプロンプトです。
以下の内容を、相手に失礼がない丁寧な催促メールにしてください。
条件
・責める印象を出さない
・やわらかい表現にする
・確認してほしい内容は明確にする
・返信しやすい文章にする
・件名も作成する
・300文字以内
・営業担当者として自然な文体にする
内容
【ここに催促したい内容を箇条書きで入力】このプロンプトのポイントは、「やわらかいけれど、要件は明確にする」という部分です。
催促メールは、ただ丁寧なだけでは弱くなります。
一方で、強く書きすぎると相手との関係が悪くなる可能性もあります。
その中間を探る作業を、ChatGPTに手伝ってもらうイメージです。
箇条書きから催促メールを作る
私が実際によくやるのは、箇条書きをそのままChatGPTに渡す方法です。
例えば、こんな感じです。
・先週、見積書を送った
・まだ返信なし
・来週キャンペーン開始予定
・今週中に方向性を確認したい
・失礼にならないように催促したいこれをChatGPTに渡して、次のように依頼します。
以下の箇条書きをもとに、お客様へ送る丁寧な催促メールを作成してください。
条件
・急かしている印象を出さない
・今週中に確認したいことは伝える
・相手が返信しやすい文章にする
・件名も作る
内容
・先週、見積書を送った
・まだ返信なし
・来週キャンペーン開始予定
・今週中に方向性を確認したい
・失礼にならないように催促したいこれだけで、かなり自然な催促メールになります。
私はメール本文をゼロから考えるより、まず箇条書きで状況を整理するようにしています。
その方が早いですし、ChatGPTも意図をくみ取りやすくなります。
催促メールで使いやすい言い回し
催促メールでは、言い回しのストックがあるとかなり楽になります。
私がよく使う表現は次のようなものです。
- 念のためご連絡いたしました。
- ご確認状況をお伺いできればと思います。
- お忙しいところ恐れ入りますが、
- 差し支えなければ、現在のご状況をお知らせいただけますでしょうか。
- 行き違いでしたら申し訳ございません。
このあたりの表現を入れるだけで、催促の印象はかなりやわらかくなります。
特に「行き違いでしたら申し訳ございません」は便利です。
相手がすでに返信したつもりだった場合や、社内確認中だった場合にも失礼になりにくいからです。
ChatGPTに「強さ」を調整してもらう
催促メールは、状況によって強さを変える必要があります。
初回の確認ならやわらかく。
期限が近いなら少し明確に。
何度も返信がない場合は、次の対応も含めて伝える。
私はChatGPTに、次のように依頼することがあります。
以下の催促メールを、3パターン作ってください。
1. やわらかめ
2. 標準
3. 少し急ぎの印象
相手に失礼がない範囲で、表現の強さを変えてください。これ、かなり便利です。
自分では一つの文章しか思いつかないときでも、ChatGPTに複数案を出してもらうことで、ちょうどいい温度感を選べます。
営業メールは内容だけでなく、温度感が大事です。
私はこの使い方をするようになってから、催促メールを書くストレスがかなり減りました。
複数のAIを使うなら、作業環境も整えたい
最近はChatGPTだけでなく、ClaudeやGeminiなども用途によって使い分けることが増えてきました。
例えば、短いメール文ならChatGPT、長文の言い換えならClaude、Google関連の情報整理ならGemini、というような使い方です。
ただ、複数のAIを使い分けると、毎回サービスを開き直す手間も出てきます。
個人でAIを仕事に使うなら、複数のAIをまとめて使える環境を用意しておくのも一つの選択肢です。
AIは使い始めるまでの手間を減らすことで、日常業務にもっと自然に入り込んできます。
ChatGPTを使うときに気を付けたい3つのポイント
催促メールは便利に作れますが、仕事で使う以上、私が意識していることがあります。
1. 相手の立場を想像する
返信がない理由は、「忘れている」だけとは限りません。
社内確認に時間がかかっている場合もあれば、担当者が出張中というケースもあります。
私は催促メールを書く前に、「もし自分が受け取ったらどう感じるか」を一度考えるようにしています。
その視点を持つだけでも、文章は自然とやわらかくなります。
2. AIが作った文章をそのまま送らない
ChatGPTは自然な文章を作ってくれますが、商談の空気感や相手との関係性までは分かりません。
私は必ず最後に読み返し、相手との距離感に合っているか確認しています。
「AIは下書き担当、自分は最終編集者」という意識で使うのがおすすめです。
3. 催促する理由も伝える
ただ「返信をお願いします」と書くよりも、なぜ確認したいのかを書く方が伝わりやすくなります。
例えば、
- キャンペーン開始日が近いため
- 社内手続きを進めるため
- 資料作成の準備があるため
理由が分かるだけで、相手も返信しやすくなると感じています。
私が毎日使っている催促メールプロンプト
現在、一番使用頻度が高いプロンプトはこちらです。
以下の内容を、お客様へ送る催促メールにしてください。
条件
・失礼にならない
・やわらかい印象
・返信しやすい文章
・催促理由も自然に入れる
・件名も作成する
・300文字以内
・40代営業マンらしい自然な文体
内容
（ここへ箇条書きを入力）私は案件ごとに少し条件を変えていますが、このプロンプトだけでもかなり実用的です。
特に「返信しやすい文章」という条件を入れるだけで、押しつけ感が少なくなります。
ChatGPTを使い始めて感じたこと
以前は催促メールを書くたびに、「この文章で大丈夫かな」と何度も読み返していました。
相手に失礼ではないか、急かしているように見えないか。
そんなことを考えているうちに時間だけが過ぎてしまうこともありました。
ChatGPTを使うようになってからは、その悩みがかなり減りました。
もちろん最後は自分で確認しますが、「たたき台」があるだけで精神的な負担も小さくなります。
私はAIを、「メールを書くツール」というよりも、文章を一緒に考えてくれる仕事仲間のような感覚で使っています。
よくある質問（FAQ）
Q. 催促メールは何日くらい空けて送るべきですか？
内容によりますが、一般的には2〜5営業日程度が目安です。相手との関係性や案件の緊急度に応じて調整しましょう。
Q. ChatGPT無料版でも使えますか？
はい。催促メール程度であれば無料版でも十分活用できます。
Q. 社内向けの催促メールにも使えますか？
もちろんです。私は社内への資料確認や回答依頼にも活用しています。
まとめ
催促メールは、営業でも事務でも避けて通れない仕事の一つです。
だからこそ、毎回文章に悩む時間を減らすだけでも、大きな業務改善につながります。
私はChatGPTを使うことで、「どう書こう」と悩む時間が減り、本当に伝えたいことを考える時間が増えました。
AIは返信を代わりにしてくれる存在ではありません。
でも、相手への配慮を忘れず、仕事を効率化する心強いパートナーになってくれます。
まずは普段送っている催促メールを、一度ChatGPTに相談してみてください。
さらにAIを仕事で活用したい方へ
最近はChatGPTだけでなく、ClaudeやGeminiなど複数のAIを用途によって使い分ける人も増えています。
私自身も案件によってAIを使い分けていますが、複数のサービスを行き来するのは少し手間に感じることもあります。
そんな方は、複数のAIをまとめて使えるサービスもチェックしてみると、さらに仕事が効率化できるかもしれません。
また、AIの使い方をブログなどでアウトプットすると、自分自身の理解も深まります。
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