仕事をしていると、毎日かなりの時間をメール返信に使っていませんか？
営業ならお客様への返信、社内とのやり取り、見積書の送付、日程調整など、一日に何十通もメールを書くことがあります。
私自身も法人営業をしていますが、「返信内容は決まっているのに文章を考える時間」が意外と長いことに気付きました。
そこで最近は、ChatGPTをメール作成の下書き担当として活用しています。
もちろん、そのまま送信することはありません。
最後は必ず自分で確認・修正しますが、それでも返信にかかる時間はかなり短縮できています。
この記事では、私が実際の仕事で使っているChatGPTを活用したメール返信術を紹介します。
メール返信は「考える時間」が一番もったいない
メールを書くこと自体は数分で終わります。
でも実際には、
- どう書けば失礼にならないか
- 言い回しはこれでいいのか
- もっと伝わりやすい表現はないか
- 長すぎないか
こんなことを考えている時間の方が長かったりします。
私も以前は、一通のメールに10分以上かかることが珍しくありませんでした。
特に初めてのお客様や、少しデリケートな内容のメールは、送信ボタンを押すまで何度も読み返していました。
今は、その「考える時間」をChatGPTに任せています。
私が一番使うのは「箇条書き→メール化」です
ChatGPTで一番便利だと感じているのは、頭の中にある内容を箇条書きにして渡すだけで、自然なメールにしてくれることです。
例えば私はこんなメモだけ入力します。
・本日はありがとうございました
・商品の説明をさせてもらった
・来週もう一度訪問したい
・候補日は7/15か7/16
・都合の良い日を教えてほしいこれだけでも十分です。
ChatGPTには次のように依頼しています。
以下の内容を、お客様へ送る丁寧なビジネスメールにしてください。
条件
・柔らかい印象
・営業らしく押し付けない
・読みやすい長さ
・件名も作成してください
内容
（ここに箇条書きを貼る）この方法なら、ゼロから文章を考える必要がありません。
私は営業メールだけでなく、社内メールでもよく使っています。
AIを活用した仕事術だけでなく、副業やブログ運営にも興味がある方は、自分の情報発信の場を持つのもおすすめです。私もブログ運営を通して、AIの活用法をアウトプットすることで理解が深まりました。
返信パターンを覚えさせるとさらに便利
毎回プロンプトを書くのが面倒なら、自分らしいメールの特徴を最初に伝えておくのもおすすめです。
例えば私は、
- 丁寧だけど固すぎない
- 営業色を強く出さない
- 読みやすさを優先する
- 最後は相手に判断を委ねる表現
という特徴をよく指定しています。
これだけでも、自分らしいメールにかなり近づきます。
「毎回同じようなメールを書いているな」と感じる人ほど、ChatGPTとの相性は良いと思います。
私が実際によく使うメール5パターン
営業をしていると、返信内容は意外とパターン化されています。
私が特によく使っているのは次の5つです。
- 商談後のお礼メール
- 日程調整メール
- 資料送付メール
- 確認・催促メール
- お断りへの返信
この5種類だけでもテンプレート化しておくと、毎日の仕事がかなり楽になります。
ChatGPTは、一度作った文章を少しアレンジするのも得意なので、「以前送ったメールをベースに書き直して」とお願いするだけでも十分使えます。
文章に自信がない人ほどAIを使ってほしい
私は文章を書くのは嫌いではありません。
それでも、「この言い回しで伝わるかな」と迷うことはあります。
そんなときにChatGPTへ相談すると、自分では思いつかなかった表現を提案してくれることがあります。
特に、相手への配慮が必要なメールでは、とても助けられています。
AIは文章を代わりに書く存在ではなく、相談相手として使うと本当に便利です。
複数のAIを使うなら管理もしやすくしたい
最近はChatGPTだけでなく、ClaudeやGeminiなども用途によって使い分けています。
ただ、それぞれを開き直すのは少し面倒です。
個人でもAIを仕事に活用する機会が増えてきた今、複数のAIをまとめて利用できるサービスも選択肢の一つです。
私も最近は用途によってAIを使い分けていますが、「どのAIを使うか」で悩む時間も減らせるようになると、さらに仕事の効率は上がると感じています。
ChatGPTを使うときに気を付けたい3つのポイント
ChatGPTはとても便利ですが、仕事で使う以上、いくつか意識していることがあります。
1. 固有名詞はできるだけ伏せる
私は会社名や担当者名、金額など、そのまま入力することは避けています。
例えば、
- 〇〇株式会社
- A社
- 担当者B様
のように置き換えて利用しています。
会社の情報管理ルールも確認したうえで使うようにしましょう。
2. AIの文章をそのまま送らない
ChatGPTが作る文章はとても自然ですが、そのまま送信することはおすすめしません。
相手との関係性や会社の文化、自分らしい言い回しは最後に自分で調整した方が、やはり伝わりやすくなります。
私は毎回30秒ほど読み返してから送信しています。
それでもゼロから文章を考えるより圧倒的に速くなりました。
3. よく使うプロンプトは保存しておく
毎回同じような指示を書くのはもったいないです。
私は仕事でよく使うプロンプトをメモアプリに保存しています。
必要なときに貼り付けるだけなので、さらに時短になります。
私が毎日使っているメール返信プロンプト
今一番使用頻度が高いプロンプトはこちらです。
以下の内容を、お客様へ送るビジネスメールにしてください。
条件
・丁寧
・押し売り感を出さない
・読みやすい文章
・件名も作成
・相手が返信しやすい文章
・営業経験10年以上の担当者が書いたような自然な文体
内容
ここに箇条書きを入力このプロンプトだけでも、多くのメールに応用できます。
私は案件ごとに少しずつ条件を追加して、自分専用に育てています。
AIを仕事に取り入れて感じたこと
ChatGPTを使い始めた頃は、「メールくらい自分で書いた方が早い」と思っていました。
実際、最初の数日はそう感じていました。
でも、使い続けるうちに変わったのは文章を書く時間ではなく、考える時間でした。
「どう書こうかな」と悩む時間が減るだけで、仕事はかなりラクになります。
私は営業という仕事柄、お客様と話す時間に価値があると思っています。
だからこそ、メール作成のような定型業務はAIに手伝ってもらい、本来の仕事に集中できるようになりました。
よくある質問（FAQ）
Q. ChatGPTで作ったメールをそのまま送っても大丈夫ですか？
おすすめしません。内容の確認や表現の調整は必ず自分で行いましょう。
Q. 無料版でも十分使えますか？
はい。メール返信程度であれば無料版でも十分活用できます。
Q. 社内メールにも使えますか？
もちろんです。私は社内への報告メールや日程調整メールにも活用しています。
まとめ
メール返信は、一通では数分の作業でも、毎日積み重なると大きな時間になります。
ChatGPTを活用すれば、文章を書く時間だけでなく、「どう返信しよう」と悩む時間も短縮できます。
私も最初は半信半疑でしたが、今では仕事で欠かせない相棒になっています。
AIは仕事を奪う存在ではなく、面倒な作業を減らしてくれるパートナーです。
まずは1日1通でも構いません。
ぜひ普段のメール返信から取り入れてみてください。
ChatGPTだけでなく、ClaudeやGeminiなど複数のAIを使う機会も増えてきました。
私も用途によってAIを使い分けていますが、複数のサービスを開き直すのは意外と手間です。
そんな方は、複数のAIをまとめて利用できるサービスもチェックしてみると、さらに仕事の効率化につながります。
AIを仕事で活用するだけでなく、自分の知識や経験をブログとして発信するのもおすすめです。
私自身、このブログを書くことでAIの理解が深まり、仕事にも活かせています。
関連記事
- ChatGPTで営業報告・日報をラクにする方法【AI仕事術アカデミー第013回】
- ChatGPTで提案書が伝わりやすくなる方法【AI仕事術アカデミー第012回】
- ChatGPTで議事録作成が10倍ラクになる方法【AI仕事術アカデミー第011回】
- ChatGPTで営業準備を劇的に効率化する方法【AI仕事術アカデミー第010回】
次回予告
次回のAI仕事術アカデミー第015回では、営業マンなら誰もが送る「商談後のお礼メール」をテーマにします。
返信率を上げる文章のコツや、私が実際に使っているChatGPTプロンプトも紹介しますので、ぜひ続けてご覧ください。
コメント