「会議は30分だったのに、議事録を作るのにさらに30分かかった……」そんな経験はありませんか？
会議そのものよりも、その後の議事録作成に時間を取られてしまうという方は少なくありません。
そこで活用したいのがChatGPTです。
会議のメモや録音データを書き起こしたテキストを入力するだけで、読みやすい議事録のたたき台を短時間で作成できます。
この記事では、ChatGPTを活用して議事録作成を効率化する方法や、すぐに使えるプロンプトを紹介します。
ChatGPTで議事録を作成するメリット
1. 作業時間を大幅に短縮できる
手作業で議事録を作る場合、内容を整理しながら文章を作成するため、30分〜1時間程度かかることもあります。
ChatGPTなら、会議内容を入力するだけで見出しや箇条書きを整理した議事録を数十秒で作成できます。
最終確認は必要ですが、ゼロから作成するより圧倒的に効率的です。
2. 抜け漏れを減らせる
人が議事録を書くと、重要な決定事項や担当者、期限を書き忘れてしまうことがあります。
ChatGPTへ「決定事項」「ToDo」「担当者」「期限」を含めるよう指示すれば、情報を整理した読みやすい議事録を作成できます。
3. フォーマットを統一できる
担当者によって議事録の書き方がバラバラだと、読みづらくなってしまいます。
ChatGPTにテンプレートを覚えさせれば、毎回同じフォーマットで出力できるため、社内資料の品質を統一しやすくなります。
4. 要約が得意
長時間の会議では、すべてを書き起こすと情報量が多くなり過ぎることがあります。
ChatGPTは会議の内容を要約し、重要なポイントだけを整理するのが得意です。
役員向けの要約版や、メンバー向けの詳細版など、用途に応じた議事録を作成することもできます。
ChatGPTで議事録を作る基本手順
STEP1 会議内容を準備する
まずは会議の内容をテキスト化します。
手書きメモでも構いませんが、ZoomやTeamsの文字起こし機能を使うと、より正確な議事録を作成できます。
STEP2 ChatGPTへ入力する
会議内容を貼り付けるだけでも議事録は作れますが、プロンプトを工夫することで品質は大きく向上します。
基本プロンプト
以下は会議の内容です。 読みやすい議事録を作成してください。 ・会議概要 ・決定事項 ・課題 ・ToDo ・担当者 ・期限 が分かるように整理してください。
このプロンプトだけでも、多くの会議で実用的な議事録を作成できます。
STEP3 内容を確認・修正する
AIが作成した議事録は、そのまま提出するのではなく必ず内容を確認しましょう。
専門用語や固有名詞、数値などは誤って解釈される場合もあるため、最終チェックは人が行うことが重要です。
すぐ使える！ChatGPT議事録プロンプト5選
ここでは、実際の業務ですぐに使える議事録作成用プロンプトを紹介します。
① 定例会議の議事録
以下は定例会議の内容です。 読みやすい議事録を作成してください。 【出力形式】 ・会議概要 ・議題 ・決定事項 ・課題 ・ToDo ・担当者 ・期限 箇条書きを中心にまとめてください。
毎週・毎月開催される定例会議では、このテンプレートを使うだけでフォーマットを統一できます。
② 営業商談の記録
以下は営業商談の内容です。 営業担当者向けの商談記録として整理してください。 【出力形式】 ・顧客情報 ・顧客の課題 ・提案内容 ・顧客の反応 ・宿題事項 ・次回アクション ・次回訪問予定
CRMへ登録する前の下書きとしても活用できます。
③ プロジェクト会議
以下はプロジェクト会議の内容です。 プロジェクトメンバー全員が理解できるよう整理してください。 ・進捗 ・決定事項 ・保留事項 ・リスク ・担当者 ・期限 ・次回会議までのアクション
④ オンライン会議
以下はZoom会議の文字起こしです。 不要な会話を省略し、 重要事項のみをまとめてください。 ・決定事項 ・担当者 ・期限 ・確認事項 を中心に整理してください。
ZoomやTeamsの文字起こしデータをそのまま入力するときに便利です。
⑤ 経営会議・役員会議
以下は経営会議の内容です。 役員向け資料として、 簡潔に要約してください。 ・議題 ・重要ポイント ・意思決定事項 ・経営課題 ・次回までの対応事項 300文字以内でまとめた要約も最後に追加してください。
忙しい管理職向けには、詳細版だけでなく要約版も一緒に作成すると情報共有しやすくなります。
ChatGPTで議事録を作るときの注意点
ChatGPTは非常に便利ですが、AIが作成した内容をそのまま提出するのはおすすめできません。
特に次の点は必ず確認しましょう。
- 人名・会社名・商品名などの固有名詞
- 金額や数値
- 日付・期限
- 決定事項と検討事項の違い
- 機密情報が含まれていないか
AIは「文章を整える」のが得意ですが、最終的な内容の正確性を保証するものではありません。
最後は必ず人が確認し、必要に応じて修正することで、安心して業務へ活用できます。
ChatGPTを使いこなすほど仕事はもっとラクになる
議事録だけでなく、メール作成、資料作成、企画書、アイデア出し、営業資料など、生成AIを活用できる場面は年々増えています。
AIを「仕事を奪う存在」ではなく、「仕事を効率化してくれるパートナー」と考えることで、限られた時間の中でもより多くの成果を出せるようになります。
これからの時代は、「AIを使える人」と「使わない人」の差が、そのまま生産性の差になるかもしれません。
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議事録から資料作成までAIで効率化しよう
ChatGPTで議事録を作成したら、その内容を社内資料や提案資料へまとめる作業が必要になることもあります。
しかし、その工程まで手作業で行っていては、せっかく議事録作成を効率化しても十分な時間短縮にはつながりません。
最近では、AIを活用して議事録からプレゼン資料まで一気に作成できるツールも増えています。
▼AIでプレゼン資料やスライドを効率よく作成したい方はこちら
ChatGPTだけではない。AIを仕事全体で活用しよう
生成AIは議事録だけでなく、メール返信、企画書作成、営業資料、SNS投稿、ブログ記事作成など、さまざまな業務で活用できます。
AIを単体のツールとして使うのではなく、「仕事全体を効率化する仕組み」として取り入れることで、日々の業務時間を大きく短縮できるでしょう。
▼生成AIをもっと仕事で使いこなしたい方はこちら
ChatGPTで議事録を作成するときのチェックリスト
- □ 会議内容をテキスト化した
- □ 適切なプロンプトを使用した
- □ 決定事項・ToDo・担当者・期限を整理した
- □ 固有名詞・数値・日付を確認した
- □ 機密情報が含まれていないか確認した
- □ 提出前に最終チェックを行った
AIは非常に便利ですが、最終確認は人が行うことで、より正確で信頼できる議事録になります。
よくある質問（FAQ）
ChatGPTだけで議事録を完成させても大丈夫ですか？
たたき台としては十分活用できますが、人名・金額・日付・決定事項などは必ず人が確認しましょう。
録音データをそのまま入力できますか？
録音データそのものではなく、文字起こししたテキストを入力することで議事録を作成できます。ZoomやMicrosoft Teamsの文字起こし機能を活用すると便利です。
社外との会議でも利用できますか？
利用できますが、機密情報や個人情報を扱う場合は、会社の情報セキュリティポリシーや利用規程を確認したうえで活用しましょう。
ChatGPTの無料版でも使えますか？
基本的な議事録作成であれば無料版でも利用できます。ただし、長文の処理や高度な活用を行う場合は、有料プランも検討するとよいでしょう。
まとめ
ChatGPTを活用すれば、これまで時間がかかっていた議事録作成を大幅に効率化できます。
さらに、用途に応じたプロンプトを使い分けることで、定例会議や営業商談、プロジェクト会議など、さまざまなシーンに対応できる実用的な議事録を短時間で作成できるようになります。
AIは「仕事を置き換える存在」ではなく、「仕事をサポートしてくれるパートナー」です。ぜひ日々の業務に取り入れ、空いた時間をより価値の高い仕事へ使ってみてください。
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